Datenschutzerklärung

1. Einleitung

Eliza („wir“, „uns“, „unser“) ist ein KI-gestützter Telefonempfang und Terminvergabedienst für terminbasierte Unternehmen jeder Art.

Eliza wird betrieben von [[COMPANY LEGAL NAME]], [[REGISTERED ADDRESS]], Rumänien (Handelsregisternummer [[REGISTRATION NUMBER]], USt-IdNr. [[VAT NUMBER]]). Für die Kontodaten von Geschäftskundinnen und -kunden sind wir Verantwortlicher. Für die personenbezogenen Daten von Anrufenden handeln wir als Auftragsverarbeiter im Auftrag des jeweiligen Unternehmens: das Unternehmen entscheidet, wozu ein Termin erhoben wird und was damit geschieht, und wir verarbeiten diese Daten nach seinen Weisungen. Fragen und Anträge zu Ihren Daten richten Sie an info@baum.ro.

Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten wir erheben, warum wir sie erheben, wie wir sie verwenden und schützen und welche Rechte Sie daran haben. Sie gilt für alle Nutzenden der Eliza-Plattform, einschließlich Unternehmerinnen und Unternehmer, die ein Konto anlegen („Geschäftskunden“), sowie deren Kundschaft, die telefonisch mit Eliza spricht („Anrufende“).

Mit der Nutzung von Eliza erklären Sie sich mit den in dieser Erklärung beschriebenen Verfahren einverstanden.

2. Welche Daten wir erheben

Daten des Geschäftskontos

Wenn Sie Ihr Eliza-Konto registrieren und einrichten, erheben wir:

• Ihre E-Mail-Adresse und Ihr gehashtes Passwort
• Firmenname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Zeitzone
• Namen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen der Mitarbeitenden
• Arbeitszeiten und Kalenderkonfigurationen
• Bezeichnungen, Dauer und Preise der Leistungen

Daten der Anrufenden

Wenn jemand Ihre Geschäftsnummer anruft und mit Eliza spricht, können wir folgende Daten erheben und speichern:

• Die Rufnummer der anrufenden Person (automatisch vom Telefonnetz über Twilio übermittelt)
• Den im Gespräch genannten Namen der anrufenden Person
• Termindetails: gewünschte Leistung, bevorzugte Mitarbeitende sowie Datum und Uhrzeit
• Eine kurze Zahlen-PIN zur Bestätigung oder Absage des Termins

Anrufprotokolle und Metadaten

Zu jedem von Eliza bearbeiteten Anruf speichern wir Metadaten, darunter:

• Ausgangs- und Zielrufnummer
• Beginn, Dauer und Endstatus des Anrufs
• Ob ein Termin gebucht, verschoben oder abgesagt wurde
• Eine von der KI verfasste Zusammenfassung des Gesprächsverlaufs in einem Satz, sichtbar in Ihrem Dashboard. Sie wird ohne Namen, Rufnummer, E-Mail-Adresse oder PIN der anrufenden Person erstellt

Sprach- und Gesprächsdaten

Besuche dieser Website

Wenn Sie eine der öffentlichen Seiten dieser Website öffnen — die Startseite, die FAQ, diese Datenschutzerklärung oder die AGB — speichert unser Server Ihre IP-Adresse, das Land, in dem diese Adresse registriert ist, die Seite, den Zeitpunkt und die Kennung, die Ihr Browser mit jeder Anfrage mitschickt (den User-Agent). Das Land wird auf unserem eigenen Server ermittelt, anhand einer dort gespeicherten Datenbank; Ihre Adresse wird dafür an niemanden weitergegeben. Wir nutzen diese Aufzeichnungen, um zu sehen, wie viele Menschen die Website besuchen und woher, und um Menschen von automatisiertem Datenverkehr zu unterscheiden. Dafür wird kein Cookie gesetzt, und nichts davon folgt Ihnen auf andere Websites.

3. Wie wir Ihre Daten verwenden

Wir verwenden die erhobenen Daten, um:

• Den Eliza-Dienst zu betreiben — Anrufe entgegenzunehmen sowie Termine zu buchen und zu verwalten
• Termin- und Anrufhistorie in Ihrer Unternehmensübersicht anzuzeigen
• Ihr Konto sicher zu authentifizieren und zu verwalten
• Die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden zu ermitteln und Anrufende der richtigen Person zuzuordnen
• Die Zuverlässigkeit zu verbessern und technische Probleme der Plattform zu diagnostizieren

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten an Dritte. Wir nutzen die Daten der Anrufenden weder für Werbung noch für andere Zwecke als den Betrieb der Terminvergabe für das angerufene Unternehmen.

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn das Gesetz uns dafür eine Grundlage gibt. Welche gilt, hängt vom Zweck der Daten ab:

• Betrieb des Dienstes — Anrufe entgegennehmen, Verfügbarkeit prüfen und Termine anlegen, verschieben oder absagen. Erfüllung eines Vertrags mit dem Unternehmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und, bezogen auf die anrufende Person, das berechtigte Interesse beider Seiten daran, dass der Termin tatsächlich zustande kommt (Art. 6 Abs. 1 lit. f).
• Ihr Konto und Ihr Abonnement — Registrierung, Anmeldung und Zahlungseinzug. Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) und, für Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen, eine rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c).
• Die Plattform funktionsfähig und sicher halten — Ratenbegrenzung, das PIN-Versuchsbudget, das Sperren missbräuchlicher Anrufender, Fehlerdiagnose. Unser berechtigtes Interesse an einem Dienst, der weder missbraucht wird noch ausfällt (Art. 6 Abs. 1 lit. f).
• Die Veröffentlichung Ihrer Unternehmensangaben, wenn Sie sie einschalten. Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a), die Sie jederzeit mit demselben Schalter widerrufen können.
• Wissen, wer diese Website besucht — das Zählen von Besuchen unserer öffentlichen Seiten und ihrer Herkunft. Unser berechtigtes Interesse daran, zu verstehen, wie unsere Website genutzt wird, und sie sicher zu halten (Art. 6 Abs. 1 lit. f). Sie können dem jederzeit widersprechen (siehe Abschnitt 10).

Für Anruferdaten stützen wir uns nicht auf Einwilligung, und Eliza holt keine ein. Zu Beginn jedes Gesprächs sagt Eliza, was sie ist und dass Name, Nummer und Termindetails gespeichert werden, um die Buchung vorzunehmen. Das ist die nach Art. 13 und 14 geschuldete Information, keine Einwilligungsfrage, und das Gespräch hält dafür nicht an — genau deswegen wird ja angerufen. Widerspricht jemand, verarbeiten wir trotzdem nicht weiter: Eliza übergibt das Gespräch an einen Menschen.

5. Dienste von Drittanbietern

Eliza greift auf die folgenden Infrastrukturanbieter zurück. Jeder von ihnen hat eine eigene Datenschutzerklärung, die den Umgang mit den durch ihre Systeme geleiteten Daten regelt.

Twilio

Alle Telefonanrufe werden über die Sprachplattform von Twilio geleitet. Twilio erhält Anrufmetadaten (Rufnummern, Zeitstempel, Dauer) und kann Aufzeichnungen gemäß den eigenen Aufbewahrungsrichtlinien speichern. Bitte lesen Sie die Datenschutzerklärung von Twilio.

Google Gemini API

Sprachverstehen in Echtzeit und KI-Antworten werden von Googles Gemini API bereitgestellt, dem Standard für jedes Konto. Audioströme werden zur Verarbeitung an Googles Server gesendet. Wir erhalten oder speichern das Rohaudio nach Gesprächsende nicht. Bitte lesen Sie Googles Datenschutzerklärung.

OpenAI

Nach Gesprächsende wird das Texttranskript einmalig an OpenAI gesendet, um die kurze Gesprächszusammenfassung für Ihr Dashboard zu erzeugen. Das Transkript wird von uns nicht gespeichert, und die Zusammenfassung entsteht ohne Namen, Rufnummer, E-Mail-Adresse oder PIN der anrufenden Person. Bitte lesen Sie die Datenschutzerklärung von OpenAI.

Hosting und Datenbank

Termin- und Kontodaten werden in einer PostgreSQL-Datenbank auf einer von uns kontrollierten Infrastruktur gespeichert. Daten werden mit Hosting-Anbietern nur insoweit geteilt, wie es für den Betrieb des Dienstes technisch notwendig ist.

Stripe

Abonnements und Guthabenaufladungen für Einzelgespräche werden über Stripe abgewickelt. Kartendaten werden auf Stripes eigener Checkout-Seite eingegeben — wir sehen und speichern niemals eine vollständige Kartennummer. Wir halten Ihre Stripe-Kunden- und Abonnementkennungen, Ihren Tarif sowie fällige oder gezahlte Beträge. Bitte lesen Sie Stripes Datenschutzerklärung.

E-Mail und SMS

Bestätigungscodes, Warnmeldungen und sonstige transaktionale E-Mails versenden wir über unseren eigenen Mailserver. SMS-Bestätigungen an Ihre Kundschaft und die Benachrichtigungen Ihrer Mitarbeitenden laufen über Twilio und unterliegen denselben Bedingungen wie Anrufe.

6. Internationale Datenübermittlung

Unsere eigenen Server und unsere Datenbank stehen in Europa. Mehrere der in Abschnitt 5 genannten Anbieter haben ihren Sitz jedoch in den Vereinigten Staaten, und personenbezogene Daten können von Twilio, Google, OpenAI und Stripe außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden.

Verlassen Daten den EWR, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln oder, sofern der Anbieter zertifiziert ist, des EU-US Data Privacy Framework. Sie können erfragen, was für einen bestimmten Anbieter gilt, und eine Kopie der Garantien anfordern.

7. Speicherdauer

Daten des Geschäftskontos werden so lange gespeichert, wie Ihr Konto aktiv ist. Mit der Löschung Ihres Kontos beginnt eine Frist von 30 Tagen, und wir zeigen Ihnen das genaue Datum: in der Zwischenzeit wird nichts gelöscht, der Dienst läuft weiter, und Sie können die Anfrage jederzeit vor diesem Datum abbrechen. An diesem Datum werden Ihr Konto und alles, was dazugehört, endgültig gelöscht, sofern wir nicht gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet sind.

Gesprächsbezogene Daten werden nach einem festen Zeitplan automatisch gelöscht, ob Sie darum bitten oder nicht. 30 Tage nach einem Termin wird alles Persönliche daran gelöscht — Name, Telefonnummer und PIN der anrufenden Person sowie der zugehörige Kundendatensatz — während die Buchung selbst in Ihrer Historie bleibt. Telefonbucheinträge werden 180 Tage nach dem letzten Anruf dieser Nummer gelöscht. Der Name bei einem Browser-Anruf wird nach 90 Tagen entfernt. Voicemail-Transkripte und Gesprächszusammenfassungen werden nach 180 Tagen gelöscht. Eine nach missbräuchlichen Anrufen automatisch gesperrte Nummer wird nach 365 Tagen freigegeben; eine von Ihnen manuell gesperrte Nummer bleibt samt dem von Ihnen angegebenen Grund gespeichert, bis Sie sie entsperren — das ist eine fortbestehende Entscheidung von Ihnen und kein veraltetes Protokoll. Sie können jederzeit eine frühere Löschung verlangen.

Daten der Anrufenden (Name, Rufnummer, Termindetails) werden nur so lange gespeichert, wie es zur Durchführung des Termins erforderlich ist, und unterliegen der oben genannten Aufbewahrungsfrist.

Aufzeichnungen über Besuche dieser Website (Abschnitt 2) werden 90 Tage nach dem Besuch automatisch gelöscht.

8. Datensicherheit

Passwörter werden niemals im Klartext gespeichert — wir verwenden bcrypt-Hashing. Alle Daten werden bei der Übertragung mit TLS verschlüsselt. Ihre Daten liegen in einer verwalteten Datenbank, die automatisch und regelmäßig gesichert wird, sodass sie selbst bei einem Hardwarefehler sicher bleiben. Der Zugriff auf Kunden- und Termindaten ist auf das authentifizierte Geschäftskonto beschränkt, dem sie gehören; kein Unternehmen kann auf die Daten eines anderen zugreifen, und wir greifen im normalen Geschäftsbetrieb weder auf Ihre Daten zu, noch verkaufen oder teilen wir sie.

Auch wenn wir angemessene Vorkehrungen treffen, ist kein System vollständig gegen Sicherheitsrisiken gefeit. Wir empfehlen Geschäftskunden, starke, einmalige Passwörter zu verwenden und uns bei Verdacht auf unbefugten Zugriff sofort zu kontaktieren.

9. Cookies

Eliza setzt zwei Cookies. Wir verwenden überhaupt keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies, und keines davon folgt Ihnen auf andere Websites.

• session — ein signiertes Cookie, das Sie im Dashboard angemeldet hält. Unbedingt erforderlich: ohne es gibt es keine Möglichkeit, angemeldet zu bleiben. Es wird beim Abmelden gelöscht und verliert seine Gültigkeit von selbst, wenn Sie Ihr Passwort ändern.
• lang — merkt sich ein Jahr lang, welche der drei Sprachen Sie gewählt haben, damit Seiten darin erscheinen. Wird nur gesetzt, wenn Sie selbst eine Sprache wählen.

Da beide entweder unbedingt erforderlich sind oder durch Ihre eigene Handlung gesetzt werden, ist kein Cookie-Banner erforderlich. Sie können sie im Browser blockieren oder löschen, ohne das Session-Cookie kann das Dashboard Sie jedoch nicht anmelden.

10. Ihre Rechte

Abhängig von Ihrer Rechtsordnung haben Sie möglicherweise das Recht:

• Auf Auskunft über die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten
• Auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten
• Auf Löschung Ihrer Daten („Recht auf Vergessenwerden“)
• Auf Einschränkung der Verarbeitung unter bestimmten Umständen
• Auf Übertragbarkeit Ihrer Daten an einen anderen Dienst in einem maschinenlesbaren Format
• Widersprechen Sie einer Verarbeitung, die wir auf unsere berechtigten Interessen stützen
• Beschwerde einlegen bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Um eines dieser Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte unter der in Abschnitt 14 genannten Adresse. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.

Anrufende, die ihre Termindaten oder Rufnummer aus den Aufzeichnungen eines Unternehmens entfernen lassen möchten, können sich direkt an dieses Unternehmen wenden oder uns kontaktieren — wir unterstützen die Anfrage.

Wenn Sie glauben, dass wir mit Ihren personenbezogenen Daten falsch umgegangen sind, können Sie bei Ihrer nationalen Aufsichtsbehörde Beschwerde einlegen. In Rumänien ist das die ANSPDCP, dataprotection.ro. Uns wäre es deutlich lieber, Sie kämen zuerst unter info@baum.ro auf uns zu, damit wir es in Ordnung bringen können.

11. Datenschutz von Kindern

Eliza richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren. Wir erheben nicht wissentlich personenbezogene Daten von Kindern. Wenn Sie glauben, dass uns ein Kind personenbezogene Daten übermittelt hat, kontaktieren Sie uns bitte — wir löschen sie umgehend.

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. In diesem Fall passen wir das Datum „Zuletzt aktualisiert“ oben auf dieser Seite an. Über wesentliche Änderungen informieren wir registrierte Geschäftskunden per E-Mail. Die weitere Nutzung von Eliza nach Veröffentlichung der Änderungen gilt als Zustimmung zur aktualisierten Erklärung.

13. Veröffentlichung Ihrer Unternehmensdaten

Die Seite Ihres Anruflinks ist für jeden erreichbar, der den Link hat. Davon unabhängig können Sie diese Seite veröffentlichen: dadurch werden Ihre Unternehmensdaten dort angezeigt und Suchmaschinen dürfen die Seite listen, sodass Kundschaft Sie findet, ohne den Link erhalten zu haben.

Die Veröffentlichung ist deaktiviert, bis Sie sie einschalten, unter Einstellungen → Anrufbehandlung. Wir aktivieren sie niemals für Sie. Ist sie aktiv, zeigt die Seite Ihren Firmennamen und Ihre Leistungen mit Dauer und Preis. Drei weitere Angaben sind jeweils eine eigene Entscheidung und jeweils deaktiviert, bis Sie sie einschalten: Ihre Unternehmensbeschreibung, Ihre Adresse sowie die Namen Ihrer Mitarbeitenden samt deren Arbeitszeiten. Ihre Telefonnummer wird nie veröffentlicht.

Wenn Sie Namen und Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden veröffentlichen, veröffentlichen Sie Informationen über andere Personen. Sie sind dafür verantwortlich, dass Sie dazu berechtigt sind — in der Regel durch Information und, wo erforderlich, durch Einholen der Zustimmung. Veröffentlichen Sie nur, was diese Personen auf einer öffentlichen Webseite akzeptieren würden.

Sie können die Veröffentlichung jederzeit mit demselben Schalter beenden. Wir stellen die Anzeige sofort ein und entfernen die Seite bei der nächsten Anfrage aus unserer Sitemap. Wie schnell eine Suchmaschine bereits Gespeichertes verwirft, können wir nicht steuern: veröffentlichte Angaben können noch einige Zeit in Suchergebnissen und Caches sichtbar bleiben, und Kopien, die Dritte während der Veröffentlichung angelegt haben, liegen außerhalb unserer Kontrolle.

14. Kontakt

Wenn Sie Fragen zu dieser Erklärung haben, Ihre Datenrechte ausüben oder ein Anliegen melden möchten, kontaktieren Sie uns bitte unter: